夜勤のある職場のシフト作成、なぜこんなに大変なのか——施設・福祉の現場でよくある3つのつまずき

月末が近づくと、事務室の空気が少し重くなる——。学童保育、給食センター、宿泊施設、介護・福祉施設。夜勤や早番・遅番が混在する現場では、「来月のシフト作成」と「今月の勤怠の締め」が同じ時期に重なります。担当者がひとりで抱え込み、休日に持ち帰って作っている、という話も珍しくありません。

なぜ、施設・福祉の現場のシフト作成は、これほどまでに大変なのでしょうか。日々のご相談の中で繰り返し出てくる「つまずき」を、3つに整理してみます。

つまずき①「日をまたぐ勤務」が、集計を狂わせる

夜勤のない職場では、勤怠は「1日＝1行」で考えられます。ところが夜勤があると、勤務は日付をまたぎます。22時に出勤して翌朝7時に退勤する勤務を、出勤日の労働として扱うのか、暦日で分けて扱うのか——ここで最初の分かれ道が生まれます。

さらに、深夜時間帯（22時〜翌5時）の割増、夜勤中の休憩・仮眠の扱い、夜勤明けの日を「休み」と数えるかどうか。ひとつひとつは小さなルールでも、それが職員ごと・施設ごとに積み重なると、表計算ソフトの数式では追いきれなくなります。「月末に電卓で検算している」「前任者が作った数式が怖くて触れない」という声は、まさにこのつまずきから生まれています。

夜勤のある現場では、「日をまたぐ勤務を、そのまま1つの勤務として登録できること」が、勤怠管理の土台になります。ここが崩れていると、あとの集計も給与計算も、すべてが手作業の補正に頼ることになってしまいます。

つまずき②「人」を起点にした調整が、毎月ゼロからやり直しになる

施設・福祉の現場のシフトは、単なる穴埋めではありません。有資格者を必ず配置しなければならない時間帯、人員配置の基準、ベテランと新人の組み合わせ、送迎や調理といった役割の担当、そして職員一人ひとりの希望休や家庭の事情。シフト作成者の頭の中には、こうした条件が何十個も入っています。

問題は、それらが「担当者の頭の中にしかない」ことです。パターンとして整理されていないため、毎月ゼロから組み立て直すことになり、担当者が休むとシフトが止まります。新しい施設や拠点が増えたときには、また一から条件を洗い出す作業が始まります。

本来、シフトには「型」があります。早番・遅番・夜勤・公休の組み合わせ、週ごとのパターン、施設ごとの基本形。型をいちど定義してしまえば、毎月の作業は「型に人を当てはめて、例外を調整する」だけになります。ただし、この「型を定義する」作業こそが、現場の担当者にとっていちばんの負担であることも事実です。忙しい日常業務の合間に、システムの設定画面と向き合う時間は、なかなか取れません。

つまずき③ 打刻漏れ・修正が、月末に一気に押し寄せる

シフトが組めても、勤怠の悩みは終わりません。夜勤明けの退勤打刻を忘れる、外勤先から直帰して打刻できない、紙のタイムカードが読み取れない——。ひとつずつは些細なことでも、それが月末の集計で一気に表面化します。

「〇日の退勤、何時でしたか？」と職員ひとりひとりに電話で確認し、記憶をたどってもらい、修正して、承認する。時間単位で取得した有給の残数を、別の台帳で管理している現場も多く、転記のたびにミスの不安がつきまといます。この「月末の追い込み」が、担当者を疲弊させる最大の要因になっているケースは少なくありません。

打刻漏れは、月末にまとめて発見するのではなく、その日のうちに気づける仕組みがあるだけで、対応の負担は大きく変わります。予定どおりの打刻がなければ自動でハイライトされ、必要に応じて通知が届く。修正や承認がオンラインで完結する。それだけで、月末の電話確認は大きく減らせます。

つまずきを減らす鍵は、「仕組み」と「伴走」

3つのつまずきに共通しているのは、「現場の複雑さ」そのものではなく、複雑さを担当者ひとりが背負っているという構造です。

日をまたぐ勤務を、そのまま扱える仕組み
シフトの「型」を定義して、毎月使い回せる仕組み
打刻漏れに、その日のうちに気づける仕組み

こうした仕組みは、勤怠システムを導入すれば手に入ります。ただし、多くの現場がつまずくのは、その先です。設定が難しい、使いこなせない、困ったときに誰に聞けばいいかわからない——「導入してから」の壁を越えられず、結局は表計算ソフトに戻ってしまう。人手の限られる施設・福祉の現場ほど、この壁は高くなります。

だからこそ私たちは、システムを渡して終わりにするのではなく、初期のシフトパターン設定を代行し、運用が始まってからも専任スタッフが隣で支える、という形にこだわっています。新しい施設が増えたときの追加設定も、日々の「これどうするの？」も、電話やオンラインで相談できる相手がいる。それが、現場の担当者にとっていちばんの安心につながると考えているからです。

夜勤のある職場のシフト作成と勤怠管理に、毎月苦労されている方へ。まずは、いまの現場の運用をそのまま聞かせてください。どこに型があり、どこが例外なのかを一緒に整理するところから、お手伝いします。

→ Uconne勤怠｜設定も運用も”人”が伴走する、施設・福祉のための勤怠管理